Básicamente, existen dos maneras de fijar la existencia: manualmente o, disponiendo de suficiente información acerca de los movimientos de venta, con la ayuda del programa.

Veamos, antes, cómo se procede manualmente, un producto a la vez:

  • Abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos).
  • Buscar el producto cuya existencia mínima y máxima se desea modificar.
  • Activar la pestaña Administración.
  • En el campo Mínimo, especificar la cantidad mínima de producto que se desea conservar en inventario y presionar la tecla tab para que el sistema detecte el cambio.
  • En el campo Máximo, especificar la cantidad máxima de productos que se desea conservar en inventario y presionar la tecla tab.
  • Clicar Guardar en la barra de navegación del programa para salvar los cambios realizados.
Nota: Si el producto se vende fraccionado, también es posible especificar valores de existencia mínima y máxima expresados en fracciones. Para ello, marcar la casilla de selección en fracciones.

La otra forma de actualizar el mínimo y el máximo es utilizando los procesos que el programa ofrece. Veamos el primero de los dos métodos a disposición:

Nota: para que los siguientes procedimientos funcionen, el sistema tiene que disponer de movimientos de venta que puedan ser analizados.
Nota: si no se desea permitir que el sistema modifique automáticamente el valor mínimo y máximo de la existencia de algún producto en particular, ubicar el producto, marcar la casilla congela mín. y máx. que se encuentra en la pestaña Administración y guardar el cambio.
  • Abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos).
  • Activar la pestaña Procesos.
  • Marcar la casilla de selección Máximo aconsejado.
  • Marcar las casillas Actualiza el máximo y Actualiza el mínimo.
  • En los campos del y al, especificar el período de tiempo que se desea analizar.
  • Oprimir el botón Procesa.

El otro modo de actualizar el mínimo y el máximo de existencia de los productos es el siguiente:

  • Abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos).
  • De la barra de navegación, oprimir el botón Imprimir.
  • Seleccionar el reporte «Ventas» y oprimir el botón Siguiente.
  • Utilizando los campos Entre el e Y el, especificar el período de tiempo que se desea analizar y oprimir el botón Siguiente.
  • De la lista Informe de ventas, seleccionar la opción «Más vendido (cantidad)» y oprimir el botón Siguiente.
  • En el campo Calcula venta promedio de, especificar para cuántos días el sistema tiene que calcular la venta promedio (este valor será interpretado como la existencia máxima como veremos a continuación).
  • En el campo y de, especificar para cuántos días el sistema deberá calcular la venta promedio (este valor será interpretado como la existencia mínima como veremos a continuación).
  • Marcar la casilla de selección y copia el resultado al portapapeles. Este paso es indispensable para que el sistema pueda importar el resultado del análisis.
  • Oprimir el botón Siguiente para poder, si es necesario, filtrar los movimientos de ventas. Oprimir el botón Siguiente, especificar el destino del informe y oprimir el botón Finalizar.
  • Luego de haber desplegado/impreso/etc. el reporte, activar la pestaña Administración y oprimir el botón Máximo. Si todo ha salido bien, el sistema debería desplegar la siguiente ventana

Importación de mínimos y máximos de productos desde el portapapeles

  • Confirmar la acción. Al finalizar el proceso, el sistema ofrece desplegar la bitácora de las modificaciones realizadas.