¿Cómo se hace la toma física?

Importante
Si desea que la existencia más reciente de los productos aparezca en el reporte de toma física, activar la pestaña Procesos de la ventana Productos y oprimir el botón Procesa… para que el programa actualice la existencia de los productos.

Estando en la ventana Productos, oprimir el botón Imprimir… para abrir la ventana de impresión. De la lista de reportes, escoger Lista y oprimir el botón Siguiente. Marcar la casilla Toma física y oprimir el botón Siguiente.

Importante
NB1: Si no es necesario que aparezca la existencia en el reporte (aconsejado), marcar la casilla Omite la existencia.
NB2: Para poner la existencia de los productos en cero activar la pestaña Procesos del formulario de productos y oprimir el botón Existencia en cero… como se muestra más abajo (el usuario tiene que tener derechos avanzados y nivel de seguridad puesto en 99 para que ese botón se encuentre disponible).

Al oprimir el botón Siguiente, el sistema permitirá especificar, de ser necesario, la ubicación de los productos cuya existencia será tomada. Oprimir Siguiente y Finalizar para iniciar la impresión del reporte y proceder con la toma física.
Conforme se vaya recopilando la existencia y completando las hojas, abrir el formulario de ajustes (Archivo > Inventario > Ajustes), crear un nuevo registro y agregar los productos cuya existencia se desea actualizar.

Importante
NB1: Si se dispone de los derechos necesarios, es posible modificar la fecha y hora de aplicación del ajuste dando doble clic en el campo de la fecha.
NB2: Para poder aplicar la existencia total, de los productos incluidos en el formulario, el tipo de ajuste seleccionado tiene que tener signo positivo como se muestra más abajo.

Los tipos de ajustes se crean bajo Archivo > General > Tipos de ajuste…
NB3: Si la casilla Aplica a la existencia total no se encuentra marcada, el sistema sumará las cantidades especificadas a la existencia actual de los productos. De ahí que si está realizando la toma física de inventario, cerciórese de mantener dicha casilla marcada antes de aplicar el formulario de ajuste.

Para aplicar la existencia introducida en un formulario de ajuste, seleccionar la pestaña Procesos y oprimir el botón 1. Aplicar ajustes….

Al finalizar la toma física del inventario, de vuelta a la ventana Productos, activar la pestaña Procesos y oprimir el botón Procesa… para asegurar que la información que aparezca en los reportes sea la más reciente posible. Oprimir el botón Imprimir…, escoger el reporte Lista y oprimir el botón Siguiente. Desmarcar la casilla Toma física y marcar la casilla Usa el costo promedio. Se aconseja marcar también la casilla Ordenado según el valor en inventario para permitir la más fácil detección de errores que pueden haberse ocasionado durante el ingreso de la existencia de los productos. Oprimir Siguiente y escoger el tipo de reporte que se desea obtener. Puede ser detallado o resumido por ubicación, por grupo, por marca, por función, por categoría y por familia. Oprimir el botón Finalizar para empezar la generación del reporte.

Para obtener el listado de variaciones de existencia, estando en la ventana de Productos, oprimir el botón Imprimir y seleccionar el reporte Variaciones de existencias.
Oprimir el botón Siguiente y especificar el período de tiempo que se quiere analizar y si se desea que aparezcan los detalles de las variaciones de existencia o no antes de oprimir el botón Finalizar y así generar el reporte.

Importante
NB: Los montos positivos que aparecen en el reporte representan un costo, mientras que los montos negativos representan un beneficio.

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