En esta sección se encuentra una lista de preguntas frecuentes y respectivas respuestas. Si no encuentra lo que está buscando, puede utilizar el formulario de contacto.

¿Cómo se instala o actualiza la aplicación?

En este ejemplo de instalación instalaremos Farma8. Si aún no ha descargado el archivo de instalación, lo puede hacer desde la página principal. Las versiones del software aparecen ordenadas de acuerdo a la novedad. Asegúrese de guardar el archivo en una ubicación fácil de recordar como, por ejemplo, la carpeta de descargas o el escritorio.

Importante

  • Para llevar a cabo la instalación necesita tener privilegios de administrador.
  • Si tiene aplicaciones abiertas, se aconseja mantenerlas cerradas
  • Se aconseja deshabilitar el antivirus durante el proceso de instalación.

Finalizada la descarga, ejecutar el archivo de instalación. Aparecerá la siguiente ventana.

Leer detenidamente el acuerdo de licencia y, de ser aprobado, marcar la opción Acepto el acuerdo antes de continuar dando clic sobre el botón Siguiente.

Serán desplegadas las siguientes opciones.

Importante
Como se puede observar, el tipo de instalación predeterminado incluye la base de datos (Instalación completa). Si está instalando la aplicación en el PC que hospeda la base de datos, (también conocido como servidor) asegúrese de que la casilla Base de datos esté marcada o seleccione la opción Instalación completa. De lo contrario, puede desmarcar dicha casilla o seleccionar Instalación típica.

En la siguiente pantalla se puede especificar si se desea que el proceso de instalación cree los accesos directos al programa.

En la última pantalla, el proceso de instalación presenta un resumen de las acciones que serán llevadas a cabo al iniciar la instalación oprimiendo el botón Instalar.

Al finalizar la instalación, si la casilla Ejecutar la aplicación se encuentra marcada, el programa será lanzado al oprimir el botón Terminar.

Si la aplicación, al ser lanzada, no encuentra la base de datos aparece la siguiente ventana.

Al oprimir Aceptar u OK aparece otra ventana que permite especificar dónde está ubicada la base de datos.

Buscar el archivo db.dbc que se encuentra en la carpeta que contiene la base de datos (por ejemplo, la carpeta FarmaData compartida en el servidor o en el disco de sistema del PC dependiendo del entorno de trabajo).

Luego de haber abierto la base de datos, se despliega la siguiente ventana.

Especificar el usuario y eventual contraseña para completar el acceso al sistema.

 

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¿Cuáles reportes entrego al contador?

Importante
Mantener actualizado el sistema con la versión más reciente que puede ser descargada desde la página principal.

Reporte de ingresos y egresos

Para obtener el reporte de impuestos desglosados de acuerdo a la tarifa, es posible utilizar el reporte de ingresos y egreso que se puede imprimir desde la ventana de productos. Ver ejemplo a continuación:

Impresión de reporte de ingreso y egreso de productos

Impresión de reporte de ingreso y egreso de productos

Escoger Ingresos y egresos para obtener los movimientos de ingresos y egresos en un mismo reporte, Sólo ingresos para obtener solamente los movimientos de ingresos, Sólo egresos para obtener solamente los movimientos de egresos.

Impresión de reporte de ingreso y egreso de productos

Marcar las casillas Sólo devoluciones y Acreditadas para obtener el reporte de acuerdo a las notas de crédito emitidas durante el período analizado.

Impresión de reporte de ingreso y egreso de productos

También es posible filtrar el resultado por código de proveedor, consecutivo de factura de compra, código de cliente y consecutivo de factura de venta.

En la última página del reporte aparecerá el desglose del IVA de acuerdo a las tarifas.

Reporte de facturas de venta

El reporte de facturas de venta puede ser impreso desde la ventana de ventas (Archivo > Inventario > Ventas > Imprimir) con la opción Lista.

Oprimir el botón Siguiente y especificar el período para el cual obtener el reporte especificando fecha y hora de inicio y de fin del período en los campos Entre el e y el. Si desea ver la forma de pago de cada una de las facturas, puede marcar la casilla Con detalles. Oprimir el botón Siguiente para poder especificar una lista o un rango de facturas de acuerdo al número de consecutivo a al de documento, una lista o rango de cajas, una lista de usuarios, buscar texto, filtrar de acuerdo al estado de la factura y el plazo. Si quiere agrupar la lista de acuerdo al nombre de los clientes puede marcar la casilla Agrupa por nombre.

Otra versión del reporte de facturas de venta puede ser obtenido utilizando la opción Ventas.

A diferencia del reporte anterior, las ventas van a ser agrupadas por día.

Libro de compras

El reporte de libro de compras se imprime utilizando la opción Libro de compras en la ventana de impresión del formulario de proveedores.

Oprimir el botón Siguiente para poder especificar las fechas de inicio y fin del período que se desea analizar, si se desea obtener el reporte agrupado o no, con o sin detalles o en su versión resumida.

Lista de notas de crédito y débito de clientes y proveedores

Similarmente, podemos obtener los reportes de notas de crédito y crédito de clientes (Archivo > Administración > Notas – Clientes) y proveedores (Archivo > Administración > Notas – Proveedores).

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¿Cómo puedo actualizar la información de impuestos a un grupo de productos?

Importante

  • La modificación del porcentaje del IVA tiene que ser llevada a cabo el 01/07/2019.
  • Los productos de la canasta básica serán gravados con el 1% a partir del 01/07/2020, razón por la cual se aconseja identificarlos, por ejemplo, con un código de categoría para facilitar su exclusión a la hora de actualizar el porcentaje de IVA.
  • Se recomienda respaldar la base de datos antes de proceder con la actualización del porcentaje de IVA de los productos y servicios.
  • Para poder llevar a cabo este proceso, el usuario necesita tener permisos avanzados y el nivel de seguridad igual a 5 o superior.
  • Para que puedan ser validados, los porcentajes del IVA tienen que haber sido antes declarados en la pestaña Otros 4 de la ventana de configuración del sistema como se muestra más abajo.

    Si desea utilizar los valores propuestos por el sistema, dar clic en el botón Sugerir….

Para facilitar la edición de los porcentajes de IVA, se aconseja utilizar una hoja electrónica. La lista de productos puede ser obtenida dando doble clic sobre la etiqueta % Impuesto de la pestaña Administración del formulario de productos y siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla.

Actualización de tarifa de IVA

Si el PC dispone de Microsoft Excel, el sistema tratará de desplegar la información en una nueva hoja electrónica lista para ser guardada con el nombre que desee en la carpeta de su preferencia.

Para importar la lista, en caso de que no disponga de Microsoft Excel, active la aplicación de hojas electrónicas, cree un nuevo documento y, manteniendo activa la primera celda de la primera columna, oprima la combinación de teclas Ctrl+V. Si el PC tampoco dispone de LibreOffice, puede descargarlo aquí.

Se aconseja filtrar las filas (ver ejemplo aquí) de acuerdo a las necesidades antes de rellenar la celda del porcentaje del IVA para que sea más fácil copiar y pegar el mismo valor en varias filas a la vez.

A grandes rasgos, el procedimiento a seguir en MS Excel es el siguiente:

  • activar los filtros abriendo el menú Datos y oprimiendo el botón Filtro;
  • filtrar las filas cuyo % Imp. es diferente al valor 13;
  • activar la primera de las celdas que contienen el porcentaje de impuesto y oprimir la combinación de teclas Ctrl+Shift+Flecha abajo (todas deberían contener el valor 0);
  • oprimir 2 seguido por la combinación de teclas Ctrl+Enter (Alt+Enter en LibreOffice Calc) para que las celdas seleccionadas se rellenen con el mismo valor;
  • filtrar las filas cuyo Código de categoría coincida con el código que asignó a aquellos productos que pertenecen a la canasta básica (ej.: CB);
  • activar de nuevo la primera de las celdas que contienen el porcentaje de impuesto (que ahora contiene el valor 2) y oprimir la combinación de teclas Ctrl+Shift+Flecha abajo;
  • oprimir 0 seguido por la combinación de teclas Ctrl+Enter (Alt+Enter en LibreOffice Calc) para que las celdas seleccionadas se rellenen con el mismo valor;
  • desactivar los filtro dando clic sobre el botón Filtro del menú Datos para que todas las filas sean desplegadas de nuevo;

Al finalizar la edición de los porcentajes de impuesto, seleccionar y copiar las primeras dos columnas (que deberían ser Código Interno y % Imp.) de la hoja electrónica y proceder con la importación al sistema como se describe a continuación.
El sistema permite actualizar la información de impuestos de los productos pegando el contenido del portapapeles manteniendo oprimidas las teclas Ctrl+Alt al mismo tiempo que se da doble clic sobre la etiqueta % Impuesto que se encuentra en la pestaña Administración del formulario de productos.

Confirmación de variación de tarifa de IVA

Confirmar dos veces para comenzar la actualización de la información de impuestos.

A continuación, un vídeo demostrativo:

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¿Cómo se respalda la base de datos?

Para respaldar la la base de datos, abrir el menú Herramientas > Mantenimiento a la base de datos… y oprimir el botón Aceptar.

Si la casilla Copia el respaldo se encuentra deshabilitada, falta configurar la opción en la ventana de configuración. Para ello, vamos a Herramientas > Configuración > Sistema para poder especificar hasta dos carpetas en donde conservar copias de los archivos de respaldo creados por el sistema.

Se aconseja utilizar discos duros externos o llaves USB con suficiente espacio disponible.

 

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¿Cómo se maneja la facturación electrónica?
Importante
Si necesita configurar la facturación electrónica por primera vez, escríbanos mediante el formulario de contacto.
Se recomienda recurrir a los servicios de su contador para confirmar que su negocio o empresa cumple con los requisitos que pide el Ministerio de Hacienda.
Para habilitar la facturación electrónica en Farma8 e Infa8, después de haber obtenido las credenciales para el servicio de facturación electrónica y la nueva información de registro de la aplicación, seguir los siguientes pasos:
  • oprimir la tecla F1 o dar click sobre la opción de menú Informaciones… y oprimir el botón Registrar…;
  • marcar la casilla Factura electrónica, especificar la razón social, el nombre de fantasía, el número de sucursal, etc.;
  • en el campo Clave privada insertar la clave privada correspondiente a la nueva licencia para el uso de la aplicación y oprimir el botón Aceptar;
  • en la pestaña Cajas de la ventana de configuración del sistema, ingresar el número de terminal en el campo Terminal #;
  • activar la pestaña Otros 7 y especificar las credenciales asociadas a la cuenta del servicio, la dirección de correo electrónico utilizada para la emisión de los documentos electrónicos, la dirección de correo electŕonico que será utilizada para el envío de la copia de cortesía y la precisión de los cálculos a realizar durante la validación de la factura;
  • activar la pestaña General y especificar en el campo Cód. Actividad el código de actividad del negocio. Si lo desconoce, puede hacer clic sobre la etiqueta del campo o visitar la página de consulta del Ministerio de Hacienda.
  • activar la pestaña Miniprinter I e insertar en el campo que se encuentra al lado del botón Mensaje… el siguiente texto:
    Emitida conforme lo establecido en la resolución de Facturación Electrónica N° DGT-R-033-2019 de la Dirección General de Tributación
  • oprimir el botón Guardar.
Para el envío de la factura electrónica, activar la pestaña Factura electrónica que se encuentra en el formulario de facturas de venta y oprimir el botón 1. Factura electrónica…. Si el cliente tiene un código asignado y ha sido especificado en la factura, el sistema tomará la información especificada en la ficha del cliente. Si el cliente no tiene código y necesita especificar el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de documento o el número de teléfono, se pueden utilizar los campos disponibles en esa pestaña. Además, el sistema memoriza la información introducida en esos campos y permite utilizar el campo del nombre para realizar búsquedas por nombre, dirección de correo electrónico, número de documento o de teléfono.Si el cliente necesita la impresión de la factura, puede oprimir la combinación de teclas Ctrl+F11. En caso de problemas con la conexión de Internet, es obligatorio imprimir el comprobante provisional de la factura.Para revisar el estado de las facturas de venta, puede activar las pestañas Administración | Consultar facturas. Ahí podrá filtrar las facturas sin registrar por número de caja y rango de fechas. Puede hacer doble clic sobre el número de consecutivo de la factura que aparece en la cuadrícula para que el sistema la despliegue y pueda proceder con la emisión de la factura electrónica. Sin son varias las facturas por registrar electrónicamente, puede marcar la casilla de selección Seleccionada correspondiente a la factura o hacer doble clic sobre el encabezado de la columna para seleccionarlas todas. Luego, active la pestaña Factura electrónica (Ctrl+F9) y oprima la tecla Shift antes de oprimir el botón 1. Factura electrónica… para que el sistema empiece a registrar electrónicamente (y automáticamente) las facturas de venta pendientes.Si necesita anular la factura, puede oprimir el botón 2. Nota de crédito… para que el sistema cree una nota de crédito y la asigne a un documento de trámite. El número de nota de crédito generada aparecerá en el campo Nota de crédito. Finalizado este paso, hay que oprimir el botón Nota de crédito electrónica… para el envío de la nota de crédito en formato electrónico.Con respecto a las facturas de compra, el sistema permite importar los detalles contenidos en el archivo XML correspondiente a la factura electrónica emitida por el proveedor. El procedimiento consiste en crear un registro en el formulario de facturas de compra, especificar el código de proveedor y oprimir el botón 4. Pegar que se encuentra bajo la cuadrícula de los detalles. El sistema pedirá la ubicación del archivo XML que debe haber sido descargado previamente.
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¿Qué son Farma8, Infa8 y Herra8?

Infa8 es un programa de inventario, facturación y administración para empresas dedicas a la venta al detalle y por mayoreo. Farma8, además de hacer todo lo que hace Infa8, tiene herramientas adicionales especialmente diseñadas para la farmacia (farmacología de los productos, expediente de pacientes, recetas médicas, toma de presión, etc.).Herra8 es una aplicación satélite de Farma8 e Infa8. Se utiliza principalmente para el envío de pedidos en línea a proveedores que provean el servicio y para exportar e importar facturas de venta y de compra con formato propietario.

Un tutorial del posible uso de Farma8 e Infa8, se encuentra aquí.

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¿Por qué es tan importante hacer todos los días el respaldo de la base de datos?
Los factores que pueden causar pérdida o corrupción de datos son muchos. Los más comunes siendo:
  • red eléctrica en mal estado o interrupciones del fluido eléctrico;
  • UPS defectuosa o sin regulador de voltaje;
  • problemas de incompatibilidad entre los componentes de la computadora y el sistema operativo;
  • descuidos por parte del personal (computadora apagada o reiniciada abruptamente).
La aplicación ofrece herramientas que permiten tratar de recuperar la información o de regenerarla si el caso lo permite. Bajo el menú Herramientas, por ejemplo, encontramos la opción Mantenimiento… que, además de respaldar la información, nos permite regenerar los índices. Otra opción que encontramos bajo Herramientas es Repara la base de datos…. Si el daño a los datos no es grave, entonces hay buenas probabilidades de que se puedan recuperar. Si el intento de reparación no tuviera éxito, entonces lo único que queda es restaurar una parte o la totalidad de los archivos que fueron respaldados. He aquí, por ende, la importancia de hacer respaldos por lo menos una vez al día: para minimizar la cantidad de información perdida en caso de daños graves a la base de datos.
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¿Cómo puedo manejar la seguridad de los usuarios?
Para otorgar o quitar niveles de seguridad y permisos a los usuarios, hay que utilizar la ventana de usuarios que se invoca desde el menú «Herramientas | Usuarios…«.La opción «Usuario» del menú «Herramientas»En la ventana que aparece a continuación, se puede crear un nuevo usuario simplemente escribiendo el nuevo código y oprimiendo la tecla tab. Oprimir el botón Agregar para finalizar la creación del nuevo usuario o el botón Guardar si se está editando el registro.La pestaña 'General' de la ventana 'Usuarios'En la pestaña Administración, como se muestra a continuación, es donde se asignan la contraseña, el nivel de seguridad, el permiso de crear nuevos registros, el permiso de modificar información, el premiso de eliminar registros y los derechos avanzados.La pestaña 'Administración' de la ventana 'Usuarios'En la pestaña Accesos generales, mostrada a continuación, se puede ver la lista de formularios (o ventanas) con a la par el nivel que los usuarios tienen que poseer para poder acceder a ellos.La pestaña 'Accesos generales' de la ventana 'Usuarios'En el ejemplo anterior, estamos estableciendo la regla según la cual un usuario, para poder acceder a la ventana de usuarios, tiene que tener asignado un nivel entre 5 y 99. El nivel de seguridad puede ser especificado como un rango (ej.: 1-99) o como una lista (ej.: 1,3,5,7-11). Existen también las excepciones a la regla que son las que se definen en la pestaña Accesos personalizados. El nivel de un usuario y el hecho que sea avanzado, le permite llevar a cabo ciertas tareas que pueden definirse como delicadas. Un ejemplo clásico es el dar acceso a un usuario a la pestaña de Movimientos en la ventana Productos sin que por ello pueda modificar las existencias.Para obtener este comportamiento:
  • Buscar el usuario en la pestaña General.
  • Seleccionar la pestaña Accesos generales.
  • De la lista de ventanas, buscar y seleccionar Productos.
  • Seleccionar la pestaña Accesos personalizados.
  • Si en la lista de formularios no existe la ventana, oprimir el botón 1. Añade.
  • Asegurarse de que el registro tenga marcada la casilla Acceso, que el nivel esté puesto en 4, que la casilla Avanzado esté marcada, etc.
A continuación, un ejemplo de Acceso personalizado.La pestaña 'Accesos personalizados' de la ventana 'Usuarios'
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¿Cómo puedo cambiar los precios a un grupo de productos?

En la ventana de productos, luego de haber filtrado el grupo deseado, activar la pestaña Procesos y marcar la casilla de selección Base o las casillas numeradas que coincidan con los precios que se desea variar.

En el campo Variación, especificar el porcentaje (positivo o negativo) de variación que se quiere aplicar a los precios y, finalmente, oprimir el botón Actualiza….

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¿Cómo corrijo la existencia de un producto?

En la pestaña Movimientos de la ventana de productos se encuentran los campos Existencia Unidades y Existencia Fracciones (que se puede utilizar sólo si el producto es fraccionado).

Ingresar la existencias correcta, oprimir el tabulador para que el sistema detecte el cambio y oprimir el botón Guardar para salvar el cambio. También se puede imprimir un listado de variaciones de existencia el cual se encuentra entre los reportes de la ventana de productos.

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¿Cómo actualizo la existencia de todos los productos?

Si se necesita que, en reportes específicos, aparezca el dato más reciente de la existencia de los productos, seguir los siguientes pasos:

  • abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos);
  • activar la pestaña Procesos;
  • oprimir el botón Procesa para que el sistema empiece a recolectar información sobre las ventas y las compras y así poder actualizar la existencia de los productos.

También puede ocurrir que se necesite la existencia de los productos a una fecha diferente a la actual. Para ello,

  • activar la pestaña Movimientos;
  • marcar la casilla de selección A esta fecha y especificar la fecha en el campo que se encuentra debajo de la casilla;
  • activar la pestaña Procesos;
  • oprimir el botón Procesa para que el sistema empiece a recolectar información sobre las ventas y las compras y así poder actualizar la existencia de los productos.
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¿Cómo se hace la toma física?

Si se desea que la existencia más reciente de los productos aparezca en el reporte de toma física, entonces hay que activar la pestaña Procesos de la ventana Productos y oprimir el botón Procesa… para que el programa comience a actualizar la existencia de los productos.

Estando en la ventana Productos, oprimir el botón Imprimir… para abrir la ventana de impresión. De la lista de reportes, escoger Lista y oprimir el botón Siguiente. Marcar la casilla Toma física y oprimir el botón Siguiente.

Si no es necesario que aparezca la existencia en el reporte (aconsejado), entonces marcar la casilla Omite la existencia.

Al oprimir el botón Siguiente, el sistema permitirá especificar, si es necesario, la ubicación de los productos cuya existencia será tomada. Oprimir Siguiente y Finalizar para iniciar la impresión del reporte y proceder con la toma física.
Conforme se vaya recopilando la existencia y completando las hojas, de vuelta a la ventana Productos, activar la pestaña Movimientos. Allí, claramente después de haber buscado y encontrado el producto cuya existencia se desea controlar, se puede variar, de ser necesario, la existencia del producto utilizando los campos Existencia Unidades – Fracciones. Después de haber introducido la existencia del producto, oprimir la tecla tab (tabulador) para que el sistema detecte que hubo un cambio en la información de la existencia y oprimir, si no es necesario llevar a cabo otros cambios, el botón Guardar.
Al finalizar la toma física del inventario, activar la pestaña Procesos de la ventana Productos y oprimir el botón Procesa… para asegurar que la información que aparezca en los reportes sea la más reciente posible. Oprimir el botón Imprimir…, escoger el reporte Lista y oprimir el botón Siguiente. Desmarcar la casilla Toma física y marcar la casilla Usa el costo promedio. Se aconseja marcar también la casilla Ordenado según el valor en inventario para permitir la más fácil detección de errores que pueden haberse ocasionado durante el ingreso de la existencia de los productos. Oprimir Siguiente y escoger el tipo de reporte que se desea obtener. Puede ser detallado o resumido por ubicación, por grupo, por marca, por función, por categoría y por familia. Oprimir el botón Finalizar para empezar la generación del reporte.

Para obtener el listado de variaciones de existencia, estando en la ventana de Productos, oprimir el botón Imprimir y seleccionar el reporte Variaciones de existencias.
Oprimir el botón Siguiente y especificar el período de tiempo que se quiere analizar y si se desea que aparezcan los detalles de las variaciones de existencia o no antes de oprimir el botón Finalizar y así generar el reporte.

Nota bene: Los montos positivos que aparecen en el reporte representan un costo, mientras que los montos negativos representan un beneficio.

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¿Cómo puedo obtener una lista de precios de los productos?

Para obtener una lista de precios de los productos, seguir los siguientes pasos:

  • abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos);
  • oprimir el botón Imprimir;
  • de la lista de reportes, escoger la opción Lista de precios y oprimir el botón Siguiente;
  • escoger el orden de los productos con el cual aparecerán en el reporte arrastrando los botones que se encuentran a la izquierda de los campos y oprimir el botón Siguiente;
  • configurar los controles como se muestra a continuación y oprimir el botón Siguiente;

Configuración de la ventana de impresión

  • si es necesario, especificar la descripción de los diferentes tipos de precios manejados por el programa; también es posible filtrar los productos cuyo precio ha sido modificado en un período de tiempo especificado; oprimir el botón Siguiente dos veces;
  • oprimir el botón Finalizar para obtener el reporte.
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¿Cómo obtengo el reporte de cuentas por pagar?

Para obtener el reporte de cuentas por pagar, seguir los siguientes pasos:

  • abrir la ventana de proveedores (menú Archivo | Personas | Proveedores);

El menú 'Archivo | Personas | Proveedores'

  • de la barra de navegación, oprimir el botón Imprimir;
  • de la lista de reportes, seleccionar la opción Cuenta por pagar y oprimir el botón Siguiente;

Impresión del reporte de cuentas por pagar

  • si se quiere ordenar el resultado del reporte, en lugar del código, por nombre de proveedor, arrastrar de primero el elemento Proveedor, que se encuentra en la lista Escoger el orden de los registros, utilizando el botón que tiene a la izquierda;

Escogiendo el orden de los registros

  • si se desea obtener un reporte de facturas o trámites que fueron ingresadas en un período específico, marcar la casilla Fecha de factura y especificar el período; no marcar la casilla para obtener el reporte de facturas o trámites que vencen en el período especificado;
  • si se quiere obtener el reporte sin consideración del rango de fechas, marcar la casilla Sin considerar las fechas;
  • para que aparezcan en el reporte también facturas y trámites que hayan sido ya pagados, marcar la casilla Bitácora;
  • para obtener información acerca de los recibos de pagos de facturas y trámites, marcar la casilla Detalles y extra;
  • si se desea obtener el resumen de la cuenta por pagar, marcar la casilla Resumen.
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¿Cómo obtengo el reporte de cobertura de inventario?

La cobertura de inventario es un parámetro que indica el número de días de venta cubiertos por la existencia. Para poder obtener el reporte,

  • abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos);
  • oprimir el botón Imprimir de la barra de navegación;
  • de la lista de reportes, seleccionar la opción Ventas y oprimir el botón Siguiente;
  • utilizando los campos Entre el e Y el, especificar el período de tiempo que se desea analizar y oprimir el botón Siguiente;
  • de la lista Informe de ventas, seleccionar el reporte «General» o «General (sólo cantidad)» (en este último no aparecen los montos correspondientes a las ventas);
  • marcar la casilla Actualiza las existencia si es necesario que en el reporte aparezca la existencia más reciente de los productos y oprimir el botón Siguiente;
  • si se desea obtener la versión extendida del reporte, marcar la casilla de selección Reporte extendido; oprimir el botón Siguiente para proceder;
  • utilizar los campos que se presentan si se desea filtrar la información por número de caja, cliente, corporación o vendedor; oprimir el botón Siguiente;
  • después de haber elegido el formato del reporte, oprimir el botón Finalizar.
Ir a ‘¿Cómo obtengo el reporte de cobertura de inventario?’
¿Cómo fijo la existencia mínima y máxima de los productos?

Básicamente, existen dos maneras de fijar la existencia: manualmente o, disponiendo de suficiente información acerca de los movimientos de venta, con la ayuda del programa.

Veamos, antes, cómo se procede manualmente, un producto a la vez:

  • Abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos).
  • Buscar el producto cuya existencia mínima y máxima se desea modificar.
  • Activar la pestaña Administración.
  • En el campo Mínimo, especificar la cantidad mínima de producto que se desea conservar en inventario y presionar la tecla tab para que el sistema detecte el cambio.
  • En el campo Máximo, especificar la cantidad máxima de productos que se desea conservar en inventario y presionar la tecla tab.
  • Clicar Guardar en la barra de navegación del programa para salvar los cambios realizados.

Nota: Si el producto se vende fraccionado, también es posible especificar valores de existencia mínima y máxima expresados en fracciones. Para ello, marcar la casilla de selección en fracciones.

La otra forma de actualizar el mínimo y el máximo es utilizando los procesos que el programa ofrece. Veamos el primero de los dos métodos a disposición:

Nota: para que los siguientes procedimientos funcionen, el sistema tiene que disponer de movimientos de venta que puedan ser analizados.

Nota: si no se desea permitir que el sistema modifique automáticamente el valor mínimo y máximo de la existencia de algún producto en particular, ubicar el producto, marcar la casilla congela mín. y máx. que se encuentra en la pestaña Administración y guardar el cambio.

  • Abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos).
  • Activar la pestaña Procesos.
  • Marcar la casilla de selección Máximo aconsejado.
  • Marcar las casillas Actualiza el máximo y Actualiza el mínimo.
  • En los campos del y al, especificar el período de tiempo que se desea analizar.
  • Oprimir el botón Procesa.

El otro modo de actualizar el mínimo y el máximo de existencia de los productos es el siguiente:

  • Abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos).
  • De la barra de navegación, oprimir el botón Imprimir.
  • Seleccionar el reporte «Ventas» y oprimir el botón Siguiente.
  • Utilizando los campos Entre el e Y el, especificar el período de tiempo que se desea analizar y oprimir el botón Siguiente.
  • De la lista Informe de ventas, seleccionar la opción «Más vendido (cantidad)» y oprimir el botón Siguiente.
  • En el campo Calcula venta promedio de, especificar para cuántos días el sistema tiene que calcular la venta promedio (este valor será interpretado como la existencia máxima como veremos a continuación).
  • En el campo y de, especificar para cuántos días el sistema deberá calcular la venta promedio (este valor será interpretado como la existencia mínima como veremos a continuación).
  • Marcar la casilla de selección y copia el resultado al portapapeles. Este paso es indispensable para que el sistema pueda importar el resultado del análisis.
  • Oprimir el botón Siguiente para poder, si es necesario, filtrar los movimientos de ventas. Oprimir el botón Siguiente, especificar el destino del informe y oprimir el botón Finalizar.
  • Luego de haber desplegado/impreso/etc. el reporte, activar la pestaña Administración y oprimir el botón Máximo. Si todo ha salido bien, el sistema debería desplegar la siguiente ventana
Importación de mínimos y máximos de productos desde el portapapeles
  • Confirmar la acción. Al finalizar el proceso, el sistema ofrece desplegar la bitácora de las modificaciones realizadas.
Ir a ‘¿Cómo fijo la existencia mínima y máxima de los productos?’
¿Cuál reporte puedo utilizar para pedidos de productos?

Para obtener un reporte que pueda asistir en la toma de decisiones con respecto a los pedidos de productos, seguir los siguientes pasos:

  • abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos);
  • se sugiere actualizar las existencias de los productos antes de proceder;
  • de la barra de navegación, oprimir el botón Imprimir;
  • de la lista de reportes, seleccionar la opción «Pedidos» y oprimir el botón Siguiente;
  • escojer el orden de los registros (para modificar el orden con el cual aparecerán los productos en el reporte, arrastrar los elementos utilizando el botón de la izquierda);
  • utilizando los campos Entre el e Y el, especificar el período de tiempo cuyas ventas se desea analizar;
  • marcar la casilla de selección Con cobertura y tránsito;
  • especificar para cuántos días se desea que el sistema sugiera la cantidad a pedir;
  • marcar la casilla Sólo productos vendidos para que el sistema considere solamente aquellos productos que fueron vendidos durante el período especificado en uno de los pasos anteriores;
  • si se desea agrupar los productos de acuerdo al proveedor asignado, marcar la casilla Agrupa por proveedor;
  • marcar la casilla de selección Ordena por cobertura para obtener el reporte ordenado según la cobertura (aconsejado) y oprimir el botón Siguiente;
  • después de haber elegido el formato del reporte, oprimir el botón Finalizar.
Ir a ‘¿Cuál reporte puedo utilizar para pedidos de productos?’
¿Cómo obtengo la valoración del inventario?
Nota bene: Antes de proceder con la valoración del inventario, se aconseja actualizar las existencias. Para ver cómo, consultar la pregunta frecuente ¿Cómo actualizo la existencia de todos los productos?
Para obtener el informe con el valor del inventario, seguir los siguientes pasos:
  • Abrir la ventana de productos (menú Archivo | Inventario | Productos).
  • Oprimir el botón Imprimir.
  • De la lista de reportes, escoger la opción «Lista» y oprimir el botón Siguiente.
  • Escoger el orden de la información que será desplegada en el informe.
  • Marcar la casilla Usa el costo promedio para que el sistema tome en cuenta el costo promedio ponderado de los productos (aconsejado). Si se desea que el sistema considere el costo más reciente, dejar esta casilla sin marcar. Si, en cambio, se prefiere que el sistema tome en cuenta también las bonificaciones, marcar, además de la casilla mencionada, la casilla de selección Histórico.
  • Para un mejor control sobre los errores de inventario, también se aconseja marcar la casilla Ordenado según el valor en inventario.
  • Oprimir el botón Siguiente.
  • De la lista Tipo de reporte de inventario, escoger el tipo de reporte deseado. Las opciones incluyen: «Reporte detallado», «Resumido por ubicación», «Resumido por grupo», «Resumido por marca», «Resumido por función», «»Resumido por categoría», «Resumido por familia».
  • Oprimir el botón Siguiente, escoger el destino del informe y oprimir el botón Finalizar.
Ir a ‘¿Cómo obtengo la valoración del inventario?’
¿Qué hay que hacer cuando un cliente devuelve productos?

En caso de que un cliente necesite devolver uno o más productos, seguir los siguientes pasos:

Nota bene: Si el cliente, además de estar devolviendo mercadería, está comprando algo más, es mejor confeccionar una nueva factura. Si el precio de lo que está comprando el cliente es superior al valor de la devolución, entonces se cobra solamente la diferencia. Si el precio es inferior, entonces se le devuelve el monto correspondiente a la diferencia. Si, en cambio, el cliente no compra nada más, se le devuelve el monto correspondiente al valor de la mercancía devuelta. Esto, con el fin de no dejar al cliente esperando mientras finalice el procedimiento administrativo que se detallará a continuación.

  • En la factura de venta, aparecen un número de consecutivo y un número de documento. Abrir la ventana de facturas de venta (Archivo | Inventario | Ventas) en donde las facturas pueden ser buscadas por número de consecutivo o por número de documento. Si aparece lo siguiente

    El campo 'Consecutivo' de la ventana de facturas de venta

    introducir el número de consecutivo y oprimir la tecla tab o Enter. Si se prefiere buscar la factura de venta por número de documento, clicar dos veces la etiqueta Consecutivo, como se muestra a continuación.

    Buscar por número de documento en la ventana de facturas de venta
    El campo 'Documento' de la ventana de facturas de venta

    Luego de haber encontrado la factura de venta, la aplicación debería desplegar los detalles correspondientes.

  • Identificar la línea correspondiente al producto que el cliente está devolviendo y hacer doble clic por encima del código del producto como se muestra a continuación
    Identificación del producto entre los detalles de la factura de venta
  • Después de que el sistema haya abierto la ventana de productos y encontrado el producto, activar la pestaña Movimientos
    La pestaña 'Movimientos' de la ventana de productos
  • En la cuadrícula de los Egresos, buscar el movimiento de egreso correspondiente a la factura de venta y, luego, buscar, hacia la derecha, la columna Devolución. Marcar la casilla de selección para que aparezca una ventana en donde se podrá indicar la cantidad de producto que el cliente está devolviendo.
    La casilla 'Devolución' entre las columnas de egresos del producto
    Especificar la cantidad devuelta

    Luego de haber especificado la cantidad devuelta y haber oprimido el botón Aceptar, guardar el cambio oprimiendo el botón Guardar que se encuentra en la paleta de navegación.

    El botón 'Guardar' de la barra de navegación

Hasta el momento, hemos corroborado la información de la factura de venta aportada por el cliente y reintegrado la cantidad del producto devuelto al inventario. En los pasos siguientes, veremos qué hay que hacer para que el sistema tome en cuenta el dinero que se devolvió al cliente y así afectar el cierre de caja.

  • Abrir la ventana de notas de crédito y débito de clientes (Archivo | Administración | Notas – Clientes).
  • De la barra de navegación, oprimir el botón Nuevo.
  • Si la factura de venta tenía especificado un código de cliente, especificar el mismo código en el campo Cliente.
  • Activar la pestaña Devoluciones.
  • Utilizar la casilla de selección Incluir, marcar el producto (o los productos) por incluir en la nota de crédito y oprimir el botón Agregar.

Casi listo.

  • Abrir la ventana de tramitaciones de documentos de clientes (Archivo | Administración | Tramitaciones – Clientes).
  • De la barra de navegación, oprimir el botón Nuevo.
  • Como en el caso anterior, si la factura de venta tenía asignado un código de cliente, replicarlo en el campo Cliente.
  • Activar la pestaña Notas tramitables.
  • Utilizando la casilla de selección Incluir, marcar la nota de crédito confeccionada en el paso anterior y oprimir el botón Agregar.

Listo. A la hora de calcular el cierre de caja, el monto correspondiente a la nota de crédito, será interpretado como dinero devuelto.

Ir a ‘¿Qué hay que hacer cuando un cliente devuelve productos?’
¿Cómo devuelvo mercadería a un proveedor?

En caso de tener que devolver mercadería a un proveedor, seguir los siguientes pasos:

  • Abrir la ventana de productos (Archivo | Inventario | Productos);
  • En el campo Código, introducir el código del producto para poder localizarlo (también se puede utilizar el código de barra si ya se encuentra asociado a ello o buscarlo por descripción).
  • Activar la pestaña Movimientos y buscar, en la cuadrícula de los Ingresos, el movimiento de ingreso correspondiente al artículo que desea devolver.
  • Luego de haber seleccionado la línea con el detalle del movimiento de ingreso, buscar, entre las columnas de la cuadrícula, la que se llama Devolución y marcar la casilla de selección que dicha columna contiene como se muestra a continuación.

    La casilla 'Devolución' entre las columnas de ingresos del producto

  • En la ventana que aparece a continuación, indicar la cantidad de producto devuelta al proveedor.

    Especificar la cantidad devuelta

  • Luego de haber especificado la cantidad devuelta y haber oprimido el botón Aceptar, guardar el cambio oprimiendo el botón Guardar que se encuentra en la paleta de navegación.

    El botón 'Guardar' de la barra de navegación

Hasta el momento, hemos corregido la cantidad del producto existente en inventario. En los pasos siguientes, veremos qué hay que hacer cuando llegue la nota de crédito que el proveedor emite por la mercadería devuelta.

  • Abrir la ventana de notas de crédito y débito de clientes (Archivo | Administración | Notas – Proveedores).
  • De la barra de navegación, oprimir el botón Nuevo.
  • Indicar el código del proveedor en el campo Proveedor.
  • Activar la pestaña Devoluciones.
  • Utilizando la casilla de selección Incluir, indicar el producto (o los productos) por incluir en la nota de crédito y oprimir el botón Agregar.

Para finalizar el trámite, hay que aplicar la nota de crédito a la cuenta por pagar. Veamos cómo:

  • Abrir la ventana de tramitaciones de documentos de proveedores (Archivo | Administración | Tramitaciones – Proveedores).
  • De la barra de navegación, oprimir el botón Nuevo.
  • Como en el caso anterior, indicar el código de proveedor en el campo Proveedor.
  • En la pestaña Facturas tramitables, incluir las facturas de compra que se están tramitando.
  • Activar la pestaña Notas tramitables.
  • Utilizando la casilla de selección Incluir, indicar la nota de crédito confeccionada anteriormente y oprimir el botón Agregar.
Ir a ‘¿Cómo devuelvo mercadería a un proveedor?’
¿Cómo confecciono un pedido?
Existen diferentes métodos para crear un pedido:
  • desde la pestaña Procesos de la ventana de facturas de venta en donde es posible hacer el pedido de reposición (pedir lo que se vendió, lo cual, de un punto de vista logístico, no es eficiente) o un pedido regular de los productos que egresaron en un período especificado;
  • desde la pestaña Procesos de la ventana de productos;
  • utilizando la ventana de pedidos.
Este último método es el que veremos a continuación.Para empezar, abre la ventana de pedidos con la opción de menú Archivo | Inventario | Pedidos y haz clic sobre el botón Nuevo de la paleta de navegación para crear un pedido vacío.La pestaña 'Detalles' de la ventana 'Pedidos'Después de haber especificado el código de proveedor, oprime el botón 4. Carga los productos del proveedor… y confirma la acción. Luego, oprime el botón 5. Actualiza las existencias… para que la aplicación pueda consultar la existencia en inventario y aconsejar la cantidad a pedir de acuerdo a los mínimos y máximos fijados para cada uno de los productos. Para terminar, oprime el botón Agregar de la paleta de navegación.
Ir a ‘¿Cómo confecciono un pedido?’
¿Cómo realizo un corte de inventario?
Importante
Actualizar el sistema con la versión más reciente que puede ser descargada desde la página principal de este sitio antes de realizar el corte de inventario.NB1: Este procedimiento puede ser llevado a cabo solamente por usuarios con derechos avanzados y con nivel de seguridad igual o superior a 99.NB2: Realizar un respaldo antes de proceder.NB3: Este procedimiento implica la eliminación total del historial de los ajustes.NB4: Los movimientos de ingreso y egreso anteriores a la fecha del corte dejarán de ser visibles en la pestaña Movimientos pero podrán ser consultados utilizando los botones Ingresos… y Egresos…. o imprimiendo el reporte de ingresos y egresos.
Asegúrese de no tener marcada la casilla A esta fecha que se encuentra en la pestaña Movimientos del formulario de productos como se muestra en la figura a continuación.Activar la pestaña Procesos y oprimir el botón Procesa… para iniciar la actualización de las existencias.Imprimir el reporte Lista para la toma física exportando a archivo de texto.Es importante recordar en cuál carpeta se guardará el archivo creado por la aplicación.De nuevo en la pestaña Procesos, oprimir el botón Existencia en cero….En caso de ser necesario, agregar el tipo de ajuste MIXTO en la ventana de códigos de tipos de ajuste como se muestra a continuación.Abrir el menú Archivo > Procedimientos > Carga la existencia….Seleccionar la pestaña Configuración de la ventana que aparece a continuación y marcar las casillas de selección Carga la existencia total […] y Utiliza el campo de fecha y hora.Especificar el tipo de ajuste MIXTO, el archivo de texto guardado anteriormente y oprimir el botón Cargar… para cargar las existencias.Al finalizar el proceso, que puede durar varios minutos, el sistema creará un formulario de ajuste (Archivo > Inventario > Ajustes) correspondiente a las existencias cargadas.
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