¿Cómo puedo actualizar la información de impuestos a un grupo de productos?

Importante
  • La modificación del porcentaje del IVA tiene que ser llevada a cabo el 01/07/2019.
  • Los productos de la canasta básica serán gravados con el 1% a partir del 01/07/2020, razón por la cual se aconseja identificarlos, por ejemplo, con un código de categoría para facilitar su exclusión a la hora de actualizar el porcentaje de IVA.
  • Se recomienda respaldar la base de datos antes de proceder con la actualización del porcentaje de IVA de los productos y servicios.
  • Para poder llevar a cabo este proceso, el usuario necesita tener permisos avanzados y el nivel de seguridad igual a 5 o superior.
  • Para que puedan ser validados, los porcentajes del IVA tienen que haber sido antes declarados en la pestaña Otros 4 de la ventana de configuración del sistema como se muestra más abajo.
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    Si desea utilizar los valores propuestos por el sistema, dar clic en el botón Sugerir….

Para facilitar la edición de los porcentajes de IVA, se aconseja utilizar una hoja electrónica. La lista de productos puede ser obtenida dando doble clic sobre la etiqueta % Impuesto de la pestaña Administración del formulario de productos y siguiendo las instrucciones que aparecen en pantalla.

Actualización de tarifa de IVA

Si el PC dispone de Microsoft Excel, el sistema tratará de desplegar la información en una nueva hoja electrónica lista para ser guardada con el nombre que desee en la carpeta de su preferencia.

Para importar la lista, en caso de que no disponga de Microsoft Excel, active la aplicación de hojas electrónicas, cree un nuevo documento y, manteniendo activa la primera celda de la primera columna, oprima la combinación de teclas Ctrl+V. Si el PC tampoco dispone de LibreOffice, puede descargarlo aquí.

Se aconseja filtrar las filas (ver ejemplo aquí) de acuerdo a las necesidades antes de rellenar la celda del porcentaje del IVA para que sea más fácil copiar y pegar el mismo valor en varias filas a la vez.

A grandes rasgos, el procedimiento a seguir en MS Excel es el siguiente:

  • activar los filtros abriendo el menú Datos y oprimiendo el botón Filtro;
  • filtrar las filas cuyo % Imp. es diferente al valor 13;
  • activar la primera de las celdas que contienen el porcentaje de impuesto y oprimir la combinación de teclas Ctrl+Shift+Flecha abajo (todas deberían contener el valor 0);
  • oprimir 2 seguido por la combinación de teclas Ctrl+Enter (Alt+Enter en LibreOffice Calc) para que las celdas seleccionadas se rellenen con el mismo valor;
  • filtrar las filas cuyo Código de categoría coincida con el código que asignó a aquellos productos que pertenecen a la canasta básica (ej.: CB);
  • activar de nuevo la primera de las celdas que contienen el porcentaje de impuesto (que ahora contiene el valor 2) y oprimir la combinación de teclas Ctrl+Shift+Flecha abajo;
  • oprimir 0 seguido por la combinación de teclas Ctrl+Enter (Alt+Enter en LibreOffice Calc) para que las celdas seleccionadas se rellenen con el mismo valor;
  • desactivar los filtro dando clic sobre el botón Filtro del menú Datos para que todas las filas sean desplegadas de nuevo;

Al finalizar la edición de los porcentajes de impuesto, seleccionar y copiar las primeras dos columnas (que deberían ser Código Interno y % Imp.) de la hoja electrónica y proceder con la importación al sistema como se describe a continuación.
El sistema permite actualizar la información de impuestos de los productos pegando el contenido del portapapeles manteniendo oprimidas las teclas Ctrl+Alt al mismo tiempo que se da doble clic sobre la etiqueta % Impuesto que se encuentra en la pestaña Administración del formulario de productos.

Confirmación de variación de tarifa de IVA

Confirmar dos veces para comenzar la actualización de la información de impuestos.

A continuación, un vídeo demostrativo:

¿Cómo se respalda la base de datos?

Para respaldar la la base de datos, abrir el menú Herramientas > Mantenimiento a la base de datos… y oprimir el botón Aceptar.

¿Cómo se respalda la base de datos? 6
¿Cómo se respalda la base de datos? 7

Si la casilla Copia el respaldo se encuentra deshabilitada, falta configurar la opción en la ventana de configuración. Para ello, vamos a Herramientas > Configuración > Sistema para poder especificar hasta dos carpetas en donde conservar copias de los archivos de respaldo creados por el sistema.

¿Cómo se respalda la base de datos? 8

Se aconseja utilizar discos duros externos o llaves USB con suficiente espacio disponible.

 

¿Cuáles reportes entrego al contador?

Importante
Mantener actualizado el sistema con la versión más reciente que puede ser descargada desde la página principal.

Reporte de ingresos y egresos

Para obtener el reporte de impuestos desglosados de acuerdo a la tarifa, es posible utilizar el reporte de ingresos y egreso que se puede imprimir desde la ventana de productos. Ver ejemplo a continuación:

Impresión de reporte de ingreso y egreso de productos

Impresión de reporte de ingreso y egreso de productos

Escoger Ingresos y egresos para obtener los movimientos de ingresos y egresos en un mismo reporte, Sólo ingresos para obtener solamente los movimientos de ingresos, Sólo egresos para obtener solamente los movimientos de egresos.

Impresión de reporte de ingreso y egreso de productos

Marcar las casillas Sólo devoluciones y Acreditadas para obtener el reporte de acuerdo a las notas de crédito emitidas durante el período analizado.

En la última página del reporte aparecerá el desglose del IVA de acuerdo a las tarifas.

Reporte de facturas de venta

El reporte de facturas de venta puede ser impreso desde la ventana de ventas (Archivo > Inventario > Ventas > Imprimir) con la opción Lista.

¿Cuáles reportes entrego al contador? 12

Oprimir el botón Siguiente y especificar el período para el cual obtener el reporte especificando fecha y hora de inicio y de fin del período en los campos Entre el e y el. Si desea ver la forma de pago de cada una de las facturas, puede marcar la casilla Con detalles. Oprimir el botón Siguiente para poder especificar una lista o un rango de facturas de acuerdo al número de consecutivo a al de documento, una lista o rango de cajas, una lista de usuarios, buscar texto, filtrar de acuerdo al estado de la factura y el plazo. Si quiere agrupar la lista de acuerdo al nombre de los clientes puede marcar la casilla Agrupa por nombre.

Otra versión del reporte de facturas de venta puede ser obtenido utilizando la opción Ventas.

¿Cuáles reportes entrego al contador? 13

A diferencia del reporte anterior, las ventas van a ser agrupadas por día.

Libro de compras

El reporte de libro de compras se imprime utilizando la opción Libro de compras en la ventana de impresión del formulario de proveedores.

¿Cuáles reportes entrego al contador? 14

Oprimir el botón Siguiente para poder especificar las fechas de inicio y fin del período que se desea analizar, si se desea obtener el reporte agrupado o no, con o sin detalles o en su versión resumida.

Lista de notas de crédito y débito de clientes y proveedores

Similarmente, podemos obtener los reportes de notas de crédito y crédito de clientes (Archivo > Administración > Notas – Clientes) y proveedores (Archivo > Administración > Notas – Proveedores).

¿Cómo se maneja la facturación electrónica?

Importante
Si necesita configurar la facturación electrónica por primera vez, escríbanos mediante el formulario de contacto.

Se recomienda recurrir a los servicios de su contador para confirmar que su negocio o empresa cumple con los requisitos que pide el Ministerio de Hacienda.

Para habilitar la facturación electrónica en Farma8 e Infa8, después de haber obtenido las credenciales para el servicio de facturación electrónica y la nueva información de registro de la aplicación, seguir los siguientes pasos:

  • oprimir la tecla F1 o dar click sobre la opción de menú Informaciones… y oprimir el botón Registrar…;
  • marcar la casilla Factura electrónica, especificar la razón social, el nombre de fantasía, el número de sucursal, etc.;
  • en el campo Clave privada insertar la clave privada correspondiente a la nueva licencia para el uso de la aplicación y oprimir el botón Aceptar;
  • en la pestaña Cajas de la ventana de configuración del sistema, ingresar el número de terminal en el campo Terminal #;
  • activar la pestaña Otros 7 y especificar las credenciales asociadas a la cuenta del servicio, la dirección de correo electrónico utilizada para la emisión de los documentos electrónicos, la dirección de correo electŕonico que será utilizada para el envío de la copia de cortesía y la precisión de los cálculos a realizar durante la validación de la factura;
  • activar la pestaña General y especificar en el campo Cód. Actividad el código de actividad del negocio. Si lo desconoce, puede hacer clic sobre la etiqueta del campo o visitar la página de consulta del Ministerio de Hacienda.
  • activar la pestaña Miniprinter I e insertar en el campo que se encuentra al lado del botón Mensaje… el siguiente texto:

    Emitida conforme lo establecido en la resolución de Facturación Electrónica N° DGT-R-033-2019 de la Dirección General de Tributación

  • oprimir el botón Guardar.

Para el envío de la factura electrónica, activar la pestaña Factura electrónica que se encuentra en el formulario de facturas de venta y oprimir el botón 1. Factura electrónica…. Si el cliente tiene un código asignado y ha sido especificado en la factura, el sistema tomará la información especificada en la ficha del cliente. Si el cliente no tiene código y necesita especificar el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de documento o el número de teléfono, se pueden utilizar los campos disponibles en esa pestaña. Además, el sistema memoriza la información introducida en esos campos y permite utilizar el campo del nombre para realizar búsquedas por nombre, dirección de correo electrónico, número de documento o de teléfono.

Si el cliente necesita la impresión de la factura, puede oprimir la combinación de teclas Ctrl+F11.
En caso de problemas con la conexión de Internet, es obligatorio imprimir el comprobante provisional de la factura.

Para revisar el estado de las facturas de venta, puede activar las pestañas Administración | Consultar facturas. Ahí podrá filtrar las facturas sin registrar por número de caja y rango de fechas. Puede hacer doble clic sobre el número de consecutivo de la factura que aparece en la cuadrícula para que el sistema la despliegue y pueda proceder con la emisión de la factura electrónica.
Sin son varias las facturas por registrar electrónicamente, puede marcar la casilla de selección Seleccionada correspondiente a la factura o hacer doble clic sobre el encabezado de la columna para seleccionarlas todas. Luego, active la pestaña Factura electrónica (Ctrl+F9) y oprima la tecla Shift antes de oprimir el botón 1. Factura electrónica… para que el sistema empiece a registrar electrónicamente (y automáticamente) las facturas de venta pendientes.

Si necesita anular la factura, puede oprimir el botón 2. Nota de crédito… para que el sistema cree una nota de crédito y la asigne a un documento de trámite. El número de nota de crédito generada aparecerá en el campo Nota de crédito. Finalizado este paso, hay que oprimir el botón Nota de crédito electrónica… para el envío de la nota de crédito en formato electrónico.

Con respecto a las facturas de compra, el sistema permite importar los detalles contenidos en el archivo XML correspondiente a la factura electrónica emitida por el proveedor. El procedimiento consiste en crear un registro en el formulario de facturas de compra, especificar el código de proveedor y oprimir el botón 4. Pegar que se encuentra bajo la cuadrícula de los detalles. El sistema pedirá la ubicación del archivo XML que debe haber sido descargado previamente.

¿Cómo confecciono un pedido?

Existen diferentes métodos para crear un pedido:

  • desde la pestaña Procesos de la ventana de facturas de venta en donde es posible hacer el pedido de reposición (pedir lo que se vendió, lo cual, de un punto de vista logístico, no es eficiente) o un pedido regular de los productos que egresaron en un período especificado;
  • desde la pestaña Procesos de la ventana de productos;
  • utilizando la ventana de pedidos.

Este último método es el que veremos a continuación. (más…)

¿Cómo devuelvo mercadería a un proveedor?

En caso de tener que devolver mercadería a un proveedor, seguir los siguientes pasos:

  • Abrir la ventana de productos (Archivo | Inventario | Productos);
  • En el campo Código, introducir el código del producto para poder localizarlo (también se puede utilizar el código de barra si ya se encuentra asociado a ello o buscarlo por descripción). (más…)

¿Qué hay que hacer cuando un cliente devuelve productos?

En caso de que un cliente necesite devolver uno o más productos, seguir los siguientes pasos:

Nota bene: Si el cliente, además de estar devolviendo mercadería, está comprando algo más, es mejor confeccionar una nueva factura. Si el precio de lo que está comprando el cliente es superior al valor de la devolución, entonces se cobra solamente la diferencia. Si el precio es inferior, entonces se le devuelve el monto correspondiente a la diferencia. Si, en cambio, el cliente no compra nada más, se le devuelve el monto correspondiente al valor de la mercancía devuelta. Esto, con el fin de no dejar al cliente esperando mientras finalice el procedimiento administrativo que se detallará a continuación.
(más…)